【初心者向け】AIで出力した謝罪文・お詫び手紙・メールでもバレない方法

AIチャットボットなどを利用してお詫び・謝罪文やメールを打つ機会が増えてきたと同時に、技術的にもメールや文章を打つことにさほど問題がなくなってきました。

でもなぜAIチャットボットで作られたお詫び・謝罪はなぜ嫌がられるのでしょうか？

仮に自分が相手からAIを使ったお詫びメールやお詫びの手紙が来たとしたら、あなたは許せますか？

いざ聞かれると「なんかちょっと嫌だな」と思うのが人間の心理ではないでしょうか。AI=楽しているという先入観は強いと考えます。

この記事では「せっかく便利なのでバレないように賢く使っていきませんか」といった内容とテクニックを紹介していきます。

結論　結局TPOでしょ！気づかれないように気を配れば問題なし

結局のところ、お詫び文・謝罪メールは、対応する会社・企業・店舗では解答例やテンプレートを用意し、回答ています。

AIを使うのとどう違うの？と思われるかもしれませんが、AIを使われる最も多い嫌悪点は「楽をしている」「誠意がない」の2点に絞られてくると思います。謝罪をするのに何事かというわけですね。

AIを使って回答する時、最も気をつけなければならない点は「一見完璧に見えるがゆえにミスに気づきにくく、チェックも甘いor通さずそのまま提出してしまう」ことでしょう。つまり楽をしてAIを使ったように見えてしまう文章で回答するので誠意がないように見えてしまうのです。

しかし使ってはいけない！というわけではありません。

更に相手との関係値を加味した言葉遣いや気の配り方、くだけ方などは加筆修正をすればいいのです。

毎回1から打っていたら気が滅入るしい失敗のもとですので、相手とのやり取りを無視したようなAIのテンプレお詫び・謝罪文章は避け、ちゃんと校正して吟味し、おかしいところは適修正して自分の文章・メールにしてしまえばいいのです。

AI利用に賛成な理由

1から組み立てていては迅速に対応できない

お客様対応の中でもクレーム対応は特にスピードと正確さが求められる仕事かと思います。スピードを出すには経験しかなかった時代から誰でもスピードを出せる時代になったわけです。

もちろんスピードがあっても正確性に欠けては信用を失ってしまいます。そうならないようにAIを補助的に使うのは理にかなっていると思います。

自分なりに適宜書き足せばいい

1から10までAIに頼るわけではなく、書き間違いや表現に失礼がないかをチェックするのにも役立つので、Al=反対！は行き過ぎてるなーと思うわけです。

なぜバレる？AIの問題点と使っているとバレない方法

バレる要因はさまざまです。

など、AIの機械的な文章がバレる要因としてあるようです。なぜそう思うのか？まずなぜAIとばれるのでしょうか？

1.硬い文章でばれる

「少し柔らかい表現」と指示する

「少し柔らかい表現にする」や「付き合いが長い少し冗談も言い合える相手である」とプロンプト上で指示してしまうのが手っ取り早いです。

漢字をひらいてひらがなにする

また、漢字の多用は固い印象を受けるので少し砕けた表現にするために漢字をひらがなにします。

• 致しました→いたしました
• 宜しくお願い致します→よろしくお願いいたします。
• 頂きます→いただきます。
• 平素より〜→日頃より〜
• 何卒よろしくお願いいたします。→どうぞよろしくお願いいたします。
• メール文章を柔らかくする

2.感情がこもっていない・相手に寄り添っていない文章になる

自分の提案・意見を混ぜる

「私（私ども）といたしましても・・・」と「私』を出現させる。「お手間かと思いますのでB案でいこうと思うのですがいかがでしょうか。」

調べた相手側の情報を織り交ぜる

調べた相手側の情報を織り交ぜ、「あなたのことを知っていますよ」「あなたについて調べましたよ」ということを暗に示す。「先日もご購入いただいているかと思うのですが」「いつもの商品とは違っておりまして・・・」など。

「いつもご利用いただきましてありがとうございます。」「いつもお世話になっております。」もよくご挨拶のテンプレートとして汎用性も高く使えますが、使いすぎて初めての人にも送ってしまわないように注意！

3.誠意が感じられない

誠意とは「責任を持って元の安心して買える状態に戻す」ことだと考えます。今後も安心して買いたいと思っているので、ただ謝罪されても納得できないということは実際あります。

謝罪をするのなら

• なぜクレーム事案が発生したか
• 対策や代案は何か
• 今後は起きないのか

など説明費任をしっかり果たすことが必要です。

他には対応に時間がかかりすぎているとか「お客様を大事に思っていないかのような対応」も誠意がないと判断される傾向にあります。

4.手抜きしている・AIが気に入らない

例えばコピー＆ペーストした跡がはっきりと分かる（文字の色が違う・文字サイズがバラバラ、途中から急に言葉遣いが変わるなど）のは相手に対して失礼ですし、手抜きと思われても仕方がないでしょう。

そもそもガサツです！丁寧さのかけらもないのでメールマナーとして気を付けましょう。

5.文章がおかしい

ビジネスで使う挨拶、クレームに対する返答としてふさわしい文体を心がけます。

「頭言」「結言」を省路する

「拝啓」と「敬具』、挨拶表現である「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「平素より格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。」といった、頭言と結言は基本お詫び・謝罪文やメールには入れません。

お詫びや謝罪の手紙やメールでは前置きなどは書かず、お詫びと状況の説明など本題に入るのがいいでしょう。ただ会社などのビジネスシーンでは慣例もあるでしょうから事前にどのような文頭文末が必要か確認するのが好ましいです。

6.提案・代替案がない

謝罪メールを作るときにこちらからの代替案が抜けてしまっているパターン。

ではどう対処すればいいのでしょうか。

こちらの代替案は工夫を凝らす

Alは一般的な提案までしかしてくれません。代わりの案は何ができるのか？あなたの知恵や持っている人脈、スキルで解決できるのなら腕の見せ所です。

人脈や行動力、コネやツテを最大限使ってあなたが何ができるのかまで提案することが出来れば、お詫び・謝罪メールとしてもより完成度は高いでしょう。これはどうプロンプトを打とうと再現できません。あなたの脳みそをフル回転させて書くしかないからです。

まとめ　いかにもなテンプレは避けよう

これからは顔を合わせたときの直接伝える、人間としての「お詫び力」が問われる時代になっていくでしょう。

AIに頼りすぎるといざというとき謝れないのではないか？とも思うので、いつの時代でも求められるスキルになると思います。